Regulamin usługi NoviDesk

§ 1. Zakres Regulaminu

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi NoviDesk dostępnej pod adresem novidesk.pl przez Admin Guard.
2. NoviDesk jest systemem SaaS przeznaczonym przede wszystkim dla przedsiębiorców i innych podmiotów zawodowo organizujących działalność usługową, w tym grafik, klientów, zespół, ofertę, rezerwacje, płatności operacyjne, opinie i komunikację organizacyjną.
3. Regulamin obejmuje korzystanie z panelu firmy, kont użytkowników firmy, publicznych funkcji rezerwacyjnych oraz portalu klienta końcowego w zakresie, w jakim dana funkcja jest udostępniona.
4. Integralną częścią zasad korzystania z NoviDesk są Polityka prywatności, Polityka cookies oraz — w zakresie danych powierzanych przez firmę — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 2. Definicje

1. Usługodawca — Admin Guard, NIP 8762436220, REGON 542314813.
2. Serwis lub NoviDesk — aplikacja internetowa i PWA działająca w domenie novidesk.pl wraz z udostępnianymi funkcjami.
3. Firma — przedsiębiorca lub inny podmiot posiadający konto firmowe NoviDesk.
4. Użytkownik Firmowy — właściciel, kierownik, pracownik, uczeń, praktykant lub inna osoba upoważniona przez Firmę do korzystania z jej konta, zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
5. Klient Końcowy — osoba obsługiwana przez Firmę, w tym osoba korzystająca z publicznej rezerwacji lub portalu klienta NoviDesk.
6. Konto — indywidualny dostęp uwierzytelnionego użytkownika do odpowiedniej części Serwisu.
7. Pakiet — wariant funkcjonalny NoviDesk dostępny na warunkach i w cenie prezentowanej w Serwisie przed rozpoczęciem płatnej subskrypcji lub zmianą pakietu.
8. Subskrypcja — odnawialny dostęp do płatnych funkcji Serwisu rozliczany zgodnie z warunkami przedstawionymi przed płatnością.
9. Okres próbny lub Promocja — czasowe warunki specjalne przedstawione użytkownikowi w Serwisie lub potwierdzone przez NoviDesk.

§ 3. Konto, rejestracja i bezpieczeństwo

1. Rejestracja wymaga podania danych wskazanych w formularzu oraz zaakceptowania Regulaminu i Umowy powierzenia, jeżeli Firma będzie powierzała NoviDesk dane osobowe swoich klientów, pracowników lub innych osób.
2. Polityka prywatności i Polityka cookies mają charakter informacyjny; użytkownik podczas rejestracji potwierdza możliwość zapoznania się z nimi.
3. Firma i Użytkownik Firmowy są zobowiązani podawać dane prawdziwe i aktualne, chronić dane logowania oraz nie udostępniać konta osobom nieuprawnionym.
4. Firma odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień użytkownikom swojej organizacji oraz za działania osób, którym umożliwiła dostęp do konta, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
5. Usługodawca może zastosować środki bezpieczeństwa, w tym czasową blokadę logowania lub konta, jeżeli wykryje nadużycie, próbę nieautoryzowanego dostępu, naruszenie Regulaminu albo zdarzenie zagrażające bezpieczeństwu.

§ 4. Okres próbny, pakiety i ceny

1. NoviDesk może udostępniać okres próbny. Długość i zakres okresu próbnego są prezentowane podczas rejestracji lub w panelu i mogą zależeć od aktualnej oferty.
2. Aktualne nazwy pakietów, limity, zakres funkcji, ceny netto i brutto oraz podatki są prezentowane w Cenniku, formularzu rejestracji lub panelu płatności przed zawarciem albo zmianą płatnej subskrypcji.
3. Ceny nie są utrwalane w niniejszym Regulaminie, aby dokument nie stawał się nieaktualny po zmianie oferty. Dla danego zamówienia wiążące są warunki pokazane użytkownikowi przed potwierdzeniem płatności.
4. Promocje, w tym promocje migracyjne, mogą wymagać spełnienia dodatkowych warunków i zatwierdzenia przez NoviDesk. Cena, długość promocji i moment rozpoczęcia ceny regularnej są prezentowane przed płatnością lub w potwierdzeniu promocji.
5. Zmiana zakresu funkcji pakietów nie może pozbawiać użytkownika praw bezwzględnie przyznanych mu przez przepisy prawa.

§ 5. Płatna subskrypcja i Stripe

1. Płatności za subskrypcję NoviDesk są obsługiwane przy użyciu Stripe. Szczegóły instrumentu płatniczego wprowadzane w Stripe Checkout są przetwarzane przez Stripe zgodnie z zasadami tego dostawcy; NoviDesk przechowuje przede wszystkim identyfikatory rozliczeniowe, statusy płatności, kwoty i informacje potrzebne do obsługi subskrypcji oraz dokumentów rozliczeniowych.
2. Jeżeli użytkownik rozpocznie miesięczną subskrypcję, jest ona co do zasady odnawiana automatycznie do czasu jej anulowania, zgodnie z informacją prezentowaną przed płatnością.
3. Jeżeli aktywny okres próbny, promocyjny albo wcześniej opłacony dostęp kończy się w przyszłości, NoviDesk może przekazać Stripe odpowiednią datę rozpoczęcia regularnego rozliczenia tak, aby nie skracać bieżącego dostępu.
4. Anulowanie odnowienia powoduje zakończenie subskrypcji na koniec bieżącego opłaconego okresu, chyba że Serwis wyraźnie wskaże inny skutek lub bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
5. Nieudana płatność, wymaganie dodatkowego uwierzytelnienia lub inny status płatności może czasowo ograniczyć aktywację albo dalszy dostęp do funkcji płatnych. Jeżeli system przewiduje okres technicznej tolerancji, jego aktualny termin jest prezentowany w panelu.
6. Faktura, rachunek lub inne dane rozliczeniowe są udostępniane zgodnie z aktualnym sposobem obsługi płatności i obowiązującymi przepisami.

§ 6. Zmiana pakietu

1. W okresie próbnym lub promocyjnym zmiana pakietu może zostać zastosowana od razu bez skrócenia ustalonej daty końca okresu próbnego lub promocyjnego, jeżeli panel tak wskazuje.
2. Przy płatnej subskrypcji podwyższenie pakietu może powodować proporcjonalne naliczenie różnicy za pozostałą część bieżącego okresu. Wyższy pakiet może zostać aktywowany dopiero po skutecznym rozliczeniu wymaganej dopłaty.
3. Obniżenie pakietu może zostać zaplanowane na kolejny okres rozliczeniowy. Do końca bieżącego opłaconego okresu Firma zachowuje aktualne uprawnienia.
4. Jeżeli niższy pakiet ma limity niezgodne z bieżącą konfiguracją Firmy, Serwis może zablokować zaplanowanie obniżenia do czasu dostosowania konfiguracji. NoviDesk nie usuwa danych wyłącznie po to, aby wymusić downgrade.
5. Szczegółowy skutek konkretnej zmiany pakietu jest prezentowany w panelu przed zatwierdzeniem operacji.

§ 7. Funkcje NoviDesk

1. Serwis może udostępniać m.in. grafik, klientów, usługi i dodatki, pracowników i role, lokalizacje, finanse, rezerwacje, powiadomienia, opinie, reklamacje, import danych oraz funkcje mobilne/PWA.
2. Zakres funkcji zależy od aktualnej wersji Serwisu, pakietu, roli użytkownika oraz ustawień Firmy.
3. Przyciski uruchamiające telefon, SMS lub e-mail mogą jedynie otwierać odpowiednią aplikację na urządzeniu użytkownika. Samo użycie przycisku nie oznacza, że NoviDesk jest dostawcą usługi telekomunikacyjnej.
4. NoviDesk może umożliwiać Firmie umieszczenie własnego logo, grafiki, ikony aplikacji lub innych materiałów. Firma oświadcza, że posiada prawa lub uprawnienia potrzebne do korzystania z takich materiałów i udziela Usługodawcy niewyłącznego upoważnienia do technicznego ich wyświetlania w ramach Serwisu.

§ 8. Rezerwacje i relacja Firma — Klient Końcowy

1. NoviDesk udostępnia narzędzia organizacyjne do składania, potwierdzania, odrzucania i zmiany rezerwacji oraz do komunikowania statusu wizyty.
2. Firma może zaproponować Klientowi Końcowemu inny termin, usługę lub inne elementy rezerwacji, jeżeli funkcja jest aktywna. Klient Końcowy może odpowiedzieć zgodnie z opcjami udostępnionymi w portalu.
3. Umowa dotycząca właściwej usługi wykonywanej przez Firmę jest zawierana pomiędzy Firmą a Klientem Końcowym. NoviDesk nie jest stroną tej umowy i nie odpowiada za wykonanie usługi przez Firmę, jej jakość, cenę ani zgodność z indywidualnymi ustaleniami.
4. Firma odpowiada za aktualność grafiku, oferty, cen usług, zasad anulowania oraz informacji przekazywanych swoim Klientom Końcowym.

§ 9. Płatności Klienta Końcowego na rzecz Firmy

1. Jeżeli Firma korzysta z funkcji oznaczania płatności klienta, płatności przy wizycie lub ręcznego BLIK, NoviDesk pełni funkcję ewidencyjno-organizacyjną i nie staje się stroną rozliczenia pomiędzy Firmą a Klientem Końcowym.
2. Jeżeli panel wyświetla numer telefonu BLIK lub dane odbiorcy podane przez Firmę, odpowiedzialność za poprawność tych danych i rozliczenie płatności z Klientem Końcowym ponosi Firma.
3. Statusy płatności klienta w takim modelu mogą wymagać ręcznego potwierdzenia przez Firmę i nie stanowią potwierdzenia bankowego.

§ 10. Dane osobowe i powierzenie

1. W zakresie danych własnego konta, rozliczeń NoviDesk, bezpieczeństwa i kontaktu z Usługodawcą zasady przetwarzania określa Polityka prywatności.
2. W zakresie danych klientów, pracowników i innych osób wprowadzanych do NoviDesk przez Firmę, Firma co do zasady pozostaje administratorem danych, a Admin Guard działa jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie Firmy.
3. Warunki takiego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna publicznie w Serwisie i stanowiąca część umowy z Firmą w zakresie, w jakim dochodzi do powierzenia.
4. Firma odpowiada za istnienie podstawy prawnej do zebrania danych, wprowadzenia ich do NoviDesk, wysyłania komunikacji oraz realizowania praw osób, których dane dotyczą.
5. Firma nie powinna wprowadzać do Serwisu danych nadmiarowych. Szczególne kategorie danych, w tym dane dotyczące zdrowia, mogą być wprowadzane wyłącznie, gdy jest to rzeczywiście konieczne dla działalności Firmy i Firma posiada właściwą podstawę prawną, w tym podstawę z art. 9 RODO, jeżeli jest wymagana.

§ 11. Opinie, treści i integracje zewnętrzne

1. Serwis może udostępniać opinie wewnętrzne oraz opcjonalną integrację z Google Places/Google Maps. Dane pochodzące od Google pozostają zależne od dostępności i zasad Google.
2. Firma odpowiada za treść własnych odpowiedzi na opinie, zgłoszeń, opisów i innych treści publikowanych za jej pośrednictwem.
3. Usługodawca może stosować moderację, oznaczenia lub mechanizmy zgłaszania treści w celu bezpieczeństwa, ochrony praw użytkowników i zgodności z prawem.
4. Korzystanie z zewnętrznych usług może podlegać także warunkom ich dostawców, jeżeli użytkownik jest do nich bezpośrednio przekierowywany lub korzysta z ich interfejsu.

§ 12. Wymagania techniczne i PWA

1. Do korzystania z NoviDesk potrzebne są aktualna przeglądarka internetowa, dostęp do Internetu, obsługa HTTPS, JavaScript i cookies lub podobnych mechanizmów niezbędnych do sesji.
2. NoviDesk może działać jako PWA instalowana z przeglądarki. Sposób instalacji, aktualizacji lub odświeżania ikony zależy także od systemu operacyjnego i przeglądarki urządzenia.
3. Usługodawca może aktualizować Serwis bez konieczności instalowania przez użytkownika klasycznej aplikacji ze sklepu.

§ 13. Niedozwolone korzystanie

1. Zabronione jest podejmowanie prób nieautoryzowanego dostępu, obchodzenia zabezpieczeń, zakłócania działania Serwisu, wprowadzania złośliwego kodu lub wykorzystywania NoviDesk do działań bezprawnych.
2. Zabronione jest naruszanie praw osób trzecich, w tym praw do znaków, grafik, danych osobowych i treści.
3. W przypadku istotnego naruszenia Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp w zakresie koniecznym do ochrony Serwisu, użytkowników i danych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

§ 14. Reklamacje i kontakt

1. Reklamacje dotyczące działania NoviDesk, dostępu, płatności za NoviDesk lub jakości usługi elektronicznej można składać przez funkcję reklamacji w panelu albo na klosinski.it@gmail.com.
2. Zgłoszenie powinno umożliwiać identyfikację konta i opisywać problem w zakresie potrzebnym do jego rozpatrzenia. Nie należy przesyłać danych nadmiarowych.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów; jeżeli dla danego zgłoszenia nie ma szczególnego terminu ustawowego, celem operacyjnym jest odpowiedź w ciągu 30 dni.

§ 15. Anulowanie subskrypcji, zamknięcie i usunięcie konta

1. Anulowanie automatycznego odnowienia subskrypcji i złożenie wniosku o usunięcie konta są odrębnymi czynnościami.
2. Firma może anulować odnowienie zgodnie z opcjami dostępnymi w panelu. Dostęp pozostaje aktywny do końca odpowiedniego okresu, jeżeli panel nie wskazuje inaczej.
3. Wniosek o usunięcie konta może zostać złożony przez funkcję dostępną w Serwisie albo przez klosinski.it@gmail.com. Przed wykonaniem wniosku Usługodawca może zweryfikować osobę składającą dyspozycję.
4. Dane mogą zostać zachowane w zakresie wymaganym prawem, potrzebnym do rozliczeń, obsługi roszczeń, bezpieczeństwa lub wykonania obowiązków związanych z ochroną danych. Dane powierzone są usuwane lub zwracane na zasadach Umowy powierzenia.

§ 16. Odpowiedzialność i prace techniczne

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby NoviDesk działał stabilnie i bezpiecznie, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego działania, o ile odrębna umowa nie przewiduje SLA.
2. Przerwy mogą wynikać z prac technicznych, aktualizacji, awarii infrastruktury, działania dostawców zewnętrznych, siły wyższej lub konieczności reakcji na incydent bezpieczeństwa.
3. Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzanych przez Firmę ani za decyzje biznesowe podejmowane na podstawie danych nieprawidłowych lub nieaktualnych wprowadzonych przez użytkowników, w granicach dopuszczalnych przez prawo.
4. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której zgodnie z bezwzględnie obowiązującym prawem nie można wyłączyć ani ograniczyć.

§ 17. Przedsiębiorca korzystający z ochrony konsumenckiej

1. NoviDesk jest kierowany przede wszystkim do użytkowników zawodowych i przedsiębiorców.
2. Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zawiera umowę, do której zgodnie z obowiązującymi przepisami stosuje się określone uprawnienia właściwe konsumentowi, odpowiednie bezwzględnie obowiązujące przepisy mają zastosowanie niezależnie od nazwy użytej w Regulaminie.

§ 18. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Regulamin może zostać zmieniony z ważnej przyczyny, w szczególności w związku ze zmianą prawa, bezpieczeństwa, sposobu płatności, integracji, funkcji lub modelu świadczenia usługi.
2. Nowa wersja jest publikowana w Serwisie z numerem wersji i datą obowiązywania. Jeżeli charakter zmiany tego wymaga, aktywni użytkownicy zostaną poinformowani dostępnym kanałem kontaktu lub w panelu.
3. Zmiana nie wpływa wstecz na rozliczenia już zakończone, chyba że wymaga tego prawo albo jest korzystna dla użytkownika i dopuszczalna.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie oraz bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej.

Historia wersji

1. 2026.08.1 — 24.08.2026: pełne dostosowanie Regulaminu do modelu SaaS NoviDesk, miesięcznych subskrypcji Stripe, okresów próbnych i promocji, zmian pakietów, portalu klienta, płatności operacyjnych, brandingu PWA oraz Umowy powierzenia.